Privacybeleid

Privacy policy

Finovatec Finance respecteert je privacy en verwerkt persoonsgegevens in overeenstemming met de AVG (GDPR). Hieronder lees je welke gegevens we verwerken, waarom en op welke grondslag, met welke partijen we samenwerken, hoe lang we gegevens bewaren en welke rechten je hebt.

Finovatec Finance respects your privacy and processes personal data in line with the GDPR. Below you can read which data we process, why and on what legal basis, which parties we work with, how long we keep data and what rights you have.

Welke persoonsgegevens we verwerken

What personal data we process

Bij een offerteaanvraag (fee-quote) verwerken we de gegevens die je zelf invult:

When you request a fee-quote, we process the details you enter yourself:

• Naam
• E-mailadres
• Telefoonnummer
• Bedrijfs- of groepsnaam
• Functietitel

• Name
• Email address
• Phone number
• Company or group name
• Job title

Wanneer je een inlogcode voor het portaal aanvraagt, verwerken we uitsluitend je e-mailadres om die code te versturen. Word je klant, dan verwerken we daarnaast de administratieve en fiscale gegevens die nodig zijn om onze diensten te leveren. Met je toestemming verwerken we beperkte, privacyvriendelijke websitestatistieken.

When you request a login code for the portal, we process only your email address to send you that code. If you become a client, we additionally process the administrative and tax data required to deliver our services. With your consent, we process limited, privacy-friendly website statistics.

Waarvoor en op welke grondslag

Purpose and legal basis

• Offerteaanvraag en dienstverlening, om je fee-quote op te stellen, je aanvraag te beantwoorden en, als je klant wordt, onze diensten te leveren. Grondslag: uitvoering van de (pre)overeenkomst.
• Beveiliging en misbruikpreventie, om de site en het portaal veilig te houden, bijvoorbeeld bij het versturen van een inlogcode en het tegengaan van misbruik. Grondslag: ons gerechtvaardigd belang bij een veilige dienst.
• Wettelijke verplichtingen, om te voldoen aan onze fiscale en administratieve bewaarplichten. Grondslag: wettelijke plicht.
• Websitestatistiek, om de site te verbeteren via geaggregeerde cijfers. Grondslag: je toestemming.

• Fee-quote and services, to prepare your fee-quote, respond to your request and, if you become a client, deliver our services. Basis: performance of the (pre)contract.
• Security and abuse prevention, to keep the site and portal secure, for example when sending a login code and preventing abuse. Basis: our legitimate interest in a secure service.
• Legal obligations, to meet our tax and administrative retention duties. Basis: legal obligation.
• Website statistics, to improve the site via aggregated figures. Basis: your consent.

Verwerkers en subverwerkers

Processors and sub-processors

We schakelen zorgvuldig geselecteerde partijen in als (sub)verwerker, onder verwerkersovereenkomsten. Het betreft de volgende categorieën: hosting van de website en het portaal, kantoor- en e-mailtoepassingen, boekhoudsoftware, een dienst voor rechtsgeldig digitaal ondertekenen, en AI-ondersteuning met menselijke controle. Een actueel overzicht van onze (sub)verwerkers verstrekken we op verzoek; het maakt deel uit van onze verwerkersovereenkomst.

We engage carefully selected parties as (sub-)processors, under data-processing agreements. They fall into the following categories: hosting of the website and portal, office and email applications, accounting software, a legally valid e-signing service, and AI assistance with human oversight. A current list of our (sub-)processors is available on request and forms part of our data-processing agreement.

Hoe lang we gegevens bewaren

How long we keep data

• Offerteaanvragen die niet tot een klantrelatie leiden: tot maximaal 12 maanden na ons laatste contact, daarna verwijderd.
• E-mailadres voor een inlogcode: alleen zolang nodig voor toegang tot het portaal; beveiligingslogs worden kortstondig bewaard.
• Klant- en administratiegegevens: gedurende de wettelijke fiscale bewaartermijn van zeven jaar.

• Fee-quote requests that do not lead to a client relationship: up to 12 months after our last contact, then deleted.
• Email address for a login code: only as long as needed for portal access; security logs are kept briefly.
• Client and administrative data: for the statutory tax retention period of seven years.

Beveiliging en internationale doorgifte

Security and international transfers

We beveiligen gegevens met versleutelde verbindingen (TLS/HTTPS), toegangsbeperking en functiescheiding. We verwerken persoonsgegevens binnen de EER waar de dienst dat toelaat. Een deel van de verwerking, in het bijzonder onze AI-ondersteuning en bepaalde clouddiensten, kan plaatsvinden of worden opgeslagen buiten de EER, waaronder in de Verenigde Staten. Zulke doorgifte is afgedekt met passende waarborgen, met name de EU-modelcontractbepalingen (SCC's) en een verwerkersovereenkomst met elke leverancier; waar beschikbaar kiezen we voor EU-dataresidentie en het niet langer bewaren van gegevens dan nodig. We hebben een procedure voor datalekken en melden waar vereist binnen 72 uur bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

We secure data with encrypted connections (TLS/HTTPS), access restriction and segregation of duties. We process personal data within the EEA where a service allows it. Some processing, in particular our AI support and certain cloud services, may take place or be stored outside the EEA, including in the United States. Such transfers are covered by appropriate safeguards, in particular the EU Standard Contractual Clauses (SCCs) and a data-processing agreement with each provider; where available we choose EU data-residency and data-minimisation options. We have a data-breach procedure and, where required, report within 72 hours to the Dutch Data Protection Authority.

AI en transparantie

AI and transparency

We gebruiken AI-hulpmiddelen om routinewerk te versnellen. AI ondersteunt; een professional beoordeelt de uitkomst en blijft verantwoordelijk. We nemen geen volledig geautomatiseerde besluiten met rechtsgevolg zonder menselijke tussenkomst, en je vertrouwelijke gegevens worden niet gebruikt om externe AI-modellen te trainen buiten de afgesproken verwerking.

We use AI tools to speed up routine work. AI assists; a professional reviews the output and remains responsible. We do not take fully automated decisions with legal effect without human intervention, and your confidential data is not used to train external AI models beyond the agreed processing.

Je rechten

Your rights

Je hebt recht op inzage, correctie, verwijdering, beperking, bezwaar en dataportabiliteit. Wil je een van deze rechten uitoefenen? Neem contact met ons op via privacy@…. We reageren zo snel mogelijk en uiterlijk binnen de wettelijke termijn. Je kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

You have the right to access, rectify, erase, restrict, object to processing and data portability. To exercise these rights, contact us at privacy@…. We will respond as soon as possible and within the applicable statutory period. You may also file a complaint with the Dutch Data Protection Authority.

Algemene voorwaarden

Terms of service

Onze algemene voorwaarden gelden voor alle aanbiedingen, opdrachten en overeenkomsten. De verwerkersovereenkomst (AVG, art. 28) is als Deel B opgenomen en geldt wanneer wij persoonsgegevens namens jou verwerken. Je kunt de voorwaarden hieronder in het Nederlands of Engels downloaden.

Our general terms apply to all offers, engagements and agreements. The data processing agreement (GDPR, art. 28) is included as Part B and applies when we process personal data on your behalf. You can download the terms below in Dutch or English.